Обратный звонок
Автоматизация учета на базе программ 1С

(34249) 38-700
Пермский край, г. Лысьва, ул. Металлистов, 3
Все контакты

Нужно ли распечатывать архив электронных документов?

Вопрос:
Нужно ли распечатывать архив электронных документов?
Ответ:

Электронный документ признается юридически значимым, когда документы составляются в рамках соглашения между участниками электронного взаимодействия, при этом применяется усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная).

То есть наличие электронной подписи — обязательное требование для электронного документа. Если вы обмениваетесь с контрагентом документами по электронной почте без использования электронной подписи, то такие документы нужно обязательно распечатывать и подписывать. Без живой подписи на бумаге они не могут быть приняты к учету.

 

Когда электронные документы нужно распечатывать.

Первичные учетные документы, составленные в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, нужно распечатывать  только в определенных случаях (ч. 5, 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011; п. 2 ст. 93 НК РФ):

  • если в силу договора организация должна представить контрагенту документ на бумаге;
  • по требованию госорганов и других лиц, которым в силу законодательства организация обязана представить бумажный первичный учетный документ;
  • когда применяемые форматы не позволяют передать документ электронно. Например, накладные (форма № ТОРГ-12) и акты приемки-сдачи работ (услуг), составленные по утвержденным форматам, в налоговую инспекцию могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Но если документы составляются по своим форматам, то передать их электронно в налоговую инспекцию по ТКC невозможно.

 

Когда электронные документы НЕ нужно распечатывать.

Налоговые декларации (расчеты), представляемые в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи, так и хранятся виртуально. Налоговый кодекс не содержит требований об изготовлении бумажных копий электронной отчетности.

НДС-документы, составленные в электронном виде, распечатывать по окончании квартала или года не требуется. В налоговую инспекцию они могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Речь идет о счетах-фактурах, выставленных или полученных в электронном виде, о журналах учета счетов-фактур, книгах покупок и продаж, а также о дополнительных листах к ним, составленных в электронном виде по утвержденным форматам.

Таким образом, электронные документы, подписанные ЭЦП можно продолжать хранить в электронном виде и распечатывать только по требованию и при необходимости: налоговые декларации (расчеты), счета-фактуры, первичные документы, а также иные бумаги, составленные в виде электронного документа, подписанного электронной печатью.

 

Как хранить архив электронных документов.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

  • В организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах.
  • Компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния.
  • Компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания.
  • Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры тоже требуется хранить пять лет, это предусмотрено п.1 ст.23 НК РФ. Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

 

Вам необходимо настроить электронный документооборот?

Сервис «1С-ЭДО» поможет настроить электронный документооборот юридически значимыми документами в программе 1С, без выгрузки в сторонние сервисы. Для настройки работы «1С-ЭДО» подойдет действующая ЭЦП любого аккредитованного оператора. Специалисты «Информ Сервис» помогут Вам быстро подключить и настроить электронный документооборот в вашей программе 1С, а также проведут обучение для всех ответственных сотрудников.

Стоимость услуги:

Настройка 1С-ЭДО для одного юридического лица – 1900 руб.
Обучение сотрудников – 1900 руб./час

Запись по телефону: 8 (34249) 3-87-00

 

13:05
1377